Quel est le rôle d’un assistant administratif ?

Comme son nom l’indique, un assistant administratif est un professionnel qui a une mission à assurer pour la bonne marche de l’administration interne à une entreprise et des relations entre celle-ci et l’administration. Il peut également intervenir auprès des particuliers dans le cadre des services à la personne. Découvrez les détails de ce métier dans cet article.

Les principales activités d’un assistant administratif

L’assistance administrative consiste à gérer, traiter, classer, archiver et à mettre à disposition du dirigeant les pièces administratives d’une entreprise. Cela représente un volume de travail conséquent, car à ces tâches administrative peuvent s’ajouter le standard téléphonique, l’accueil des visiteurs ou encore l’organisation des réunions et des déplacements professionnels des collaborateurs. Un instant administratif peut également exercer au sein d’organismes publics, parapublics ou en télétravail. Pour plus d’informations, allez sur https://interservices.fr/nos-activites/assistance-administrative Les missions d’assistance administrative varient largement en fonction de l’expérience de la personne qui occupe le poste. Elles peuvent être regroupées en plusieurs types : secrétariat classique, gestion des ressources humaines, achats et fournitures, administration des ventes, préparation des pièces comptables… Ces missions varient aussi en fonction des exigences de l’employeur et peuvent inclure la planification des horaires de travail. Souvent, l’avis du professionnel est demandé sur des questions techniques.

Les compétences requises pour devenir assistant administratif

Pour pouvoir exercer dans le domaine de l’assistance administrative, une formation initiale de deux ans d’études après le bac est nécessaire, par exemple un BTS en techniques de secrétariat de gestion et comptabilité. Les employeurs privilégient ce type d’apprentissage, car il offre des connaissances fraîches et actualisées. Une connaissance des outils bureautiques est également demandée, ainsi que des techniques de prise de note, de synthèse et de rédaction.

A l’heure où de nombreuses entreprises évoluent vers la digitalisation, savoir travailler et avec des logiciels de type CRM et ERP devient une quasi-nécessité si l’on veut exceller dans le domaine de l’assistance administrative en entreprise ou dans la fonction publique. Ces outils sont très utiles pour une bonne planification, surtout si l’on travaille dans un grand groupe.

Les évolutions professionnelles possibles

L’assistance administrative est une profession transversale. Elle ouvre la voie vers d’autres métiers comme :

  • L’assistance commerciale
  • L’assistance de direction
  • Le secrétariat comptable
  • Le secrétariat freelance
  • Le secrétariat administratif spécialisé…

Un assistant administratif indépendant n’a pas de patron mais des clients qu’il faut chercher. Pour cela, il est indispensable de formuler une proposition de valeur claire et détaillée et fixer des tarifs de prestation compétitifs. Une opération de communication est aussi à prévoir. Il est également recommandé de réaliser une étude de marché et d’élaborer un business plan pour développer son portefeuille client.

L’assistance administrative à domicile

Un professionnel en assistance administrative à domicile, qui intervient dans le cadre des services à la personne, vient en aide aux personnes qui manque de temps ou de connaissances pour s’occuper de certaines activités :

  • Rédaction du courrier courant
  • Aide aux formalités administratives (déclaration de revenus, demande d’allocation, feuilles de soins…)
  • Conseils pour le choix d’énergie
  • Accompagnement dans les démarches bancaires
  • Aide à l’établissement, au suivi et à la gestion du budget du foyer
  • Paiement et suivi des factures
  • Facilitation des relations avec l’administration
  • Prise de rendez-vous
  • Classement des documents…

Pour mettre le client en confiance, un assistant administratif à domicile doit faire preuve de discrétion. Il doit également pouvoir intervenir de manière ponctuelle, à la carte et modulable en fonctions des choix du bénéficiaire. Un tel professionnel doit aussi fournir un devis personnalisé et savoir évaluer les besoins pour une prestation adaptée aux besoins de son client. Enfin, il doit pouvoir se positionner en interlocuteur pour l’ensemble des services administratifs à domicile proposés, mais ne peut en aucun cas se substituer à son client qui reste maître de ses décisions.